- 18. september 2024
Afskedigelse på den pæne måde: Tips og bedste praksis
Forestil dig at du har modtaget gentagne klager fra kunder om den samme medarbejder, eller personen er udeblevet fra arbejde flere gange uden forklaring. I sådanne tilfælde kan det være tid til en afvikling. At afskedige en medarbejder er en vanskelig og følsom opgave, også når det gøres på en pæn måde.
Specielt som mindre virksomhedsejer kan det være nødvendigt at tage affære, når medarbejdere ikke præsterer. Når det sker, kan det at afskedige en medarbejder på den rigtige måde forhindre juridiske problemer, beskytte virksomhedens omdømme og opretholde teamets moral. I denne artikel vil vi guide dig gennem, hvordan du opsiger en medarbejder, hvad du skal sige, og hvordan du planlægger for fremtiden.
Forbered dig ved at identificere bekymringer tidligt
Ved dårlige præstationer og adfærdsproblemer bør du give din medarbejder tid til at ændre sig, før du afskediger dem (bortset fra i ekstreme situationer, selvfølgelig!). Uanset årsagerne kommer som sjældent som en overraskelse, når man bliver fyret. Før du starter opsigelsesprocessen, kan du implementere en forbedringsplan. Diskuter problemet direkte med din medarbejder, giv dem feedback og ressourcer til at rette op på det, og dokumentér så mange detaljer som muligt.
De 6 tips nedenfor vil hjælpe dig med at beslutte, hvad det næste skridt skal være, når der ikke er tegn på forbedring.
6 grunde til, at det er tid til at opsige en medarbejder
Når der opstår problemer med medarbejdere, kan det være udfordrende at vide, hvad man skal gøre. Du spørger måske dig selv:
- Fyrer jeg denne person af de rigtige grunde?
- Har personen fået nok tid til at ændre sig?
- Er der en andet mulighed, der ville være bedre for begge parter?
Brug følgende liste af grunde til at afgøre, om det er tid til at opsige en medarbejder:
1. Lav præstation
Lav præstation kan tage mange former, herunder:
- En medarbejder kommer altid for sent til arbejde eller kundebesøg
- En medarbejder tager ofte lange eller overdrevent forlængede pauser
- Medarbejderen følger ikke standardprocedurer (selv efter uddannelse og træning)
- En medarbejder undlader at færdiggøre sine daglige opgaver til tiden
Nogle gange kan du håndtere disse problemer, når de opstår, og det er altid vigtigt at bruge lærerige øjeblikke til at give medarbejdere en chance. For eksempel kan du udføre gennemgange på en arbejdsplads efter et servicebesøg, bruge alternative træningsmetoder eller give ekstra præstationsincitamenter. Hvis du har udtømt alternative træningsmetoder, og en medarbejder stadig ikke viser tegn på vækst, er det tid til at handle. Hvis du konstant skal overvåge deres præstation og tjekke ind med dem, kan det være tid til at skilles.
2. Dårlig professionel opførsel
Nogle gange kan en medarbejder ikke opføre sig professionelt. I praksis kan det betyde at have en dårlig attitude, være respektløs over for kunder eller generelt opføre sig dårligt. I sådan en situation kan dine kunder eller en anden medarbejder rapportere denne adfærd. Hvis det ikke håndteres, kan manglende professionalisme dræne produktiviteten og nemt skade det omdømme, du har arbejdet hårdt for at opbygge.
Hvis dårlig opførsel er en vane, skal du vide, at du ikke kan risikere din virksomhed for én medarbejders attitude. Her kan det være på tide at tage det næste skridt.
3. Juridiske problemer
Selvom ingen arbejdsgiver ønsker at opleve en juridisk konflikt, kan du komme i en situation, der kræver meget direkte handling. For eksempel kan du blive nødt til at fyre en medarbejder for vold, chikane, tyveri, deling af fortrolige oplysninger, løgn i en jobansøgning eller noget mere alvorligt uden for arbejdets rammer.
Ulovlig adfærd overstiger dårlig opførsel og kan involvere retshåndhævelse. For at træffe denne slags beslutninger skal du have klare beviser for medarbejderens handlinger. Sørg for at dokumentere alt, før du opsiger medarbejderen.
4. Udeblivelse
Når en medarbejder udebliver, betyder det, at de ikke møder op på arbejde eller undlader at give besked om, at de vil være fraværende for en given vagt. I mange tilfælde betyder udeblivelse, at arbejdsgiveren er nødt til at finde en hurtig løsning for at dække de tildelte opgaver for dagen. Medmindre der er en gyldig grund til udeblivelsen (som en akut nødsituation i familien), kan manglende fremmøde skade din virksomhed. Gentagne udeblivelser sender også et signal til andre medlemmer af dit team om, at de kan gøre det samme.
5. Ikke det rette match
Selvom det måske kan lyde hårdt, er det nogle gange bare sådan, at medarbejdere ikke passer ind i et bestemt team, i en rolle eller i en virksomhed. Måske matcher deres faglige kompetencer ikke det, du har brug for, eller måske har de potentiale, men et de bare ikke kan indfri hos dig — selv efter flere udviklingsforsøg. I visse situationer er det bedre for begge parter at skilles forholdsvis hurtigt. Målrettet handling giver ofte begge parter mulighed for at finde et bedre match og en ny mulighed.
6. Ikke nok arbejde
Som virksomhedsejer kan der opstå situationer hvor du ikke har nok arbejde eller likviditet til det antal medarbejdere, du har. Resultatet heraf kan være en fyring (selvom det ikke direkte er medarbejderens skyld). I sådanne situationer bør du overveje, hvilke medarbejdere der er de nyeste eller præsterer dårligst. Selvom det ikke er personligt, er det heller ikke smart at holde på lavtydende eller mindre pålidelige medarbejdere, når likviditeten er i bund.
Søg pålidelig juridisk rådgivning
Som arbejdsgiver er det altid en god praksis at søge juridisk rådgivning, før du opsiger en medarbejder. At tage sig tid til dette beskytter din virksomhed og sikrer, at du har en gyldig grund til opsigelsen. De fleste mindre virksomheder har ikke en HR-afdeling. Derfor kan det være en god idé at tale med et HR-konsulentfirma eller en juridisk repræsentant for at sikre, at du har den rette dokumentation på plads og er beskyttet, hvis og når en tidligere medarbejder vælger at tage retslige skridt på baggrund af beslutningen.
Hvad du skal sige, når du afskediger nogen
Inden et møde, hvor du skal fyre en medarbejder, er det en god idé at øve dig på, hvad du vil sige. Sørg altid for at holde det direkte, professionelt og medfølende. Selvom du træffer den rigtige beslutning, er det helt normalt at føle sig en smule skidt tilpas. For at mindske stressen i disse svære samtaler har vi udarbejdet generelle retningslinjer, som du kan bruge i din egen virksomhed.
Opskrift på en afskedigelse på grund af dårlig præstation:
“Jeg er ked af at skulle sige dette, men jeg er nødt til at at stoppe samarbejdet her. En del af vores kunder har udtrykt bekymringer over din detaljegrad og arbejdsmoral. Du og jeg har allerede talt om måder at forbedre det på, og din nærmeste leder har givet dig tjeklister og ekstra træning for at sikre, at alt bliver gjort. Desværre har jeg ikke set de nødvendige ændringer, der skal til for at kunne beholde dig.”
Opskrift på en afskedigelse på grund af dårlig opførsel:
“Jeg havde håbet, at det ikke ville komme hertil, men jeg er nødt til at opsige dig. Din holdning over for mig, dine kolleger og dine kunder har været respektløs, og jeg kan simpelthen ikke stole på, hvordan du opfører dig. Desværre er jeg nødt til at beskytte mit firmas image og standarder.”
Tip: Opret en medarbejderhåndbog for at beskrive forventningerne til præstation, fremmøde og opførsel. Hvis en medarbejder læser den og stadig ikke opfylder disse forventninger, er det meget nemmere at afslutte arbejdssamarbejdet.
Opskrift på en afskedigelse på grund af juridiske udfordringer:
“Jeg opsiger dig hermed på baggrund af dit personlige brug af firmaets kreditkort. Jeg har en udskrift fra kortselskabet, der viser, at du har foretaget et køb i en tøjbutik. Vi har en tydelig firmapolitik omkring dette som står i vores personalehåndbog. En du har fået udleveret og kvitteret for ved ansættelsen. Jeg har gjort det helt klart, hvad konsekvenserne ville være ved at bryde denne politik. På grund af dette er du fritstillet fra dags dato.”
Opskrift på en afskedigelse på grund af udeblivelse:
Efter at have bekræftet, at de ikke har en legitim nødsituation, som pludselig sygdom eller ulykke, kan du bruge en lignende besked til at afslutte en persons ansættelse.
“I dag er det tredje gang, hvor du ikke er mødt op til din planlagte arbejdsdag, så jeg har intet andet valg end at opsige dig for gentagne udeblivelser. Du har ikke besvaret mine opkald, sms’er eller mails, og jeg aner ikke, hvor du er, eller hvornår du har tænkt dig at vende tilbage. Det fortæller mig desværre, at jeg ikke kan stole på, at du passer dit arbejde. Du er derfor ikke længere ansat i virksomheden.”
Opskrift på en afskedigelse på grund af de ikke passer ind:
“Dette fungerer desværre ikke, så jeg er nødt til at stoppe samarbejdet her. Jeg kan kun forestille mig, at du har mange spørgsmål og sandsynligvis er overrasket, men vi vælger at afslutte ansættelsesforholdet, fordi vi oplever, at det ikke er det bedste match. Den beslutning, vi har truffet, er, selvom den er svær, endegyldig.”
Opskrift på en afskedigelse på grund af nedskæringer:
“Dette er svært for mig at sige, men jeg er nødt til at afskedige dig på grund af meget mindre arbejde og indtjening de sidste par måneder. Vi har simpelthen ikke råd til at fortsætte med at operere med så stort et team. Jeg kan kun beholde nogle få af vores højst præsterende medarbejdere, så jeg har været nødt til at træffe en svær beslutning om at nedlægge din stilling.”
Næste skridt: 3 ting at gøre efter en afskedigelsessituation
Ingen opsigelsessituationer er ens, og medarbejdere (både nuværende og tidligere) kan reagere på deres egen unikke måde. Arbejdsgivere og virksomhedsejere har ofte brug for lidt vejledning for at komme videre efter en afskedigelse og for at sætte virksomheden op til fremtidig vækst.
Her er tre ting, du bør gøre umiddelbart efter, at du har foretaget afskedigelsen.
Lyt til, hvad den tidligere medarbejder har at sige
Giv den opsagte medarbejder mulighed for at udtrykke sine tanker og følelser om opsigelsen. At vise empati og lytte til din medarbejder viser, at du respekterer dem og værdsætter dem som mennesker. Du kan også lære noget om dine ledelsesmetoder fra medarbejderens perspektiv og bruge det til at forbedre dig i fremtiden. Afhængigt af situationen kan en medarbejder give sin feedback med det samme eller planlægge en exit-samtale til senere. Under alle omstændigheder bør samtalen foregå i et privat rum, hvor du giver medarbejderen din fulde opmærksomhed og lader dem tale uden afbrydelser.
Afslut samtalen på en positiv måde ved at takke dem for deres tid og bidrag til virksomheden. Ønsk dem altid det bedste i deres fremtidige roller og bestræbelser.
Den skriftlig opsigelse
At levere opsigelsesbeslutningen skriftligt giver både dig og medarbejderen en klar, officiel optegnelse af, hvorfor de ikke kan beholde deres job. Det hjælper også med at undgå forvirring eller juridiske tvister i fremtiden.
En opsigelsesbrev bør inkludere:
- Medarbejderens navn, stilling og opsigelsesdato
- Specifikke årsager til opsigelsen, herunder henvisninger til tidligere advarsler
- Information om den sidste lønudbetaling, herunder eventuelt tilgodehavende feriepenge eller fratrædelsesgodtgørelse (om relevant)
- En påmindelse om eventuelle fortsatte fortrolighedsklausuler (om relevant)
- Eventuelle oplysninger, såsom konkurrenceklausuler (om relevant)
- Et felt til medarbejderens underskrift som bekræftelse på modtagelsen af opsigelsen
- Information om, hvem medarbejderen kan kontakte for yderligere spørgsmål
Planlæg for fremtiden
Når afskedigelsen er overstået, bør du reflektere over- og overveje, hvad der kunne være gjort anderledes. Brug oplevelsen til at forbedre dine rekrutteringspraksisser eller medarbejderledelsesstrategier og opdater dine HR-politikker eller træningsprogrammer.
Hvis opsigelsesårsagen ikke var pga. nedskæringer, bør du afgøre, om du har brug for at ansætte en erstatning og indrykke en jobannonce.
Sådan opdaterer du dine medarbejdere
Efter du har opsagt en medarbejder, er det kun helt naturligt, at resten af dit team bliver bekymrede eller urolige. Frygten for at miste jobbet kan i høj grad påvirke moral og produktivitet.
Afhængig af, hvem du opsagde og hvorfor, kan andre medarbejdere vælge at forlade virksomheden helt af sig selv.
Dit team vil stille spørgsmål. For at komme dem i forkøbet er det bedst at indkalde til et hurtigt møde eller sende en e-mail for at give svar i stedet for at lade dem spekulere og undre sig.
Vær gennemsigtig og hold dig til fakta, men gå ikke i detaljer. Berolig dit team med, at de stadig har jobs, og at beslutningen blev truffet for at beskytte eller vækste virksomheden.
Hvad du skal sige til dit team efter opsigelsen af en problematisk medarbejder
Brug følgende scripts til at afklare spørgsmål, berolige dit personale og give næste trin:
”Desværre er jeg nødt til at meddele jer alle, at Camilla ikke længere vil være en del af vores team. Vores kunders tilfredshed betyder alt, og præstationen spillede en rolle i beslutningen. Hvis du gør et godt stykke arbejde, er der ingen grund til bekymring. Ingen af jeres jobs er i farezonen, og det går godt for virksomheden. Jeg værdsætter jeres bidrag og håber ligeledes, at I er glade for at arbejde her. Hvis I har spørgsmål, er I altid velkomne.”
Du kan måske være bekymret for, hvordan en opsigelse vil påvirke dit team, men opsigelsen kan faktisk beskytte og støtte dit team på den lange bane. Når du opsiger en medarbejder med respekt og professionalisme, vil de øvrige medarbejdere se, at du er en retfærdig arbejdsgiver, der værdsætter godt arbejde og sætter rimelige forventninger.
Hvad du kan sige til dit team efter nedskæringer
At afskedige medarbejdere på grund af økonomi kan få alle til at føle sig usikre og nervøse. Vær direkte og informer dit team om de skridt, du tager for at vækste og udvide. Du kan for eksempel sige:
”Jeg var nødt til at træffe den svære beslutning at opsige Camilla, Anders og Thomas. Som jeg har nævnt på tidligere interne møder, har vi haft markant mindre arbejde de seneste måneder. Selvom det var svært, skabte denne beslutning et ekstra økonomisk råderum, og jeg er derfor også overbevist om, at vi kan beholde jer på holdet.
Jeg har også afsat noget af budgettet til markedsføring, så vi kan få mere indtjening. Jeg forstår, hvis dette stadig føles usikkert, og jeg er altid tilgængelig hvis I har spørgsmål.”
Tip: Informer dine kunder om ændringen i personale, hvis det påvirker dem – for eksempel hvis en ny person vil stå for rengøringen hver uge. Sig blot: ”Sanne er ikke længere hos virksomheden, så Steffen vil tage sig af rengøringen. Jeg er sikker på, at du vil være tilfreds med hans arbejde.”
Bedste praksis for opsigelse af en medarbejder
Det er vigtigt at opsige nogen med venlighed. Sæt dig i medarbejderens sted og forestil dig, hvor stor en livsændring det kan være ikke længere at have et job.
Husk – Det er ikke værd at risikere virksomhedens omdømme på grund af en dårlig opsigelse. Der findes mange steder på internettet der giver medarbejdere mulighed for at give anmeldelser af virksomheden, og negative anmeldelser kan påvirke, om fremtidige kandidater vil søge dine jobopslag.
Du kan opsige nogen på en ordentlig måde ved at følge disse bedste praksisser:
- Giv dig selv tid. Sæt 15 minutter af til at informere en medarbejder om deres opsigelse. Nogle arbejdsgivere foretrækker at opsige sidst på dagen fredag for ekstra diskretion.
- Øv, hvad du vil sige på forhånd, især årsagen til opsigelsen. Dette er ikke en samtale, du kan improvisere, da det forkerte ordvalg kan udsætte din virksomhed for risici. Øvelse reducerer også enhver angst, du måtte føle.
- Undgå at opsige medarbejderen foran hele teamet, men medbring en nøglemedarbejder eller leder til mødet. En neutral tredjepart kan være nyttig, hvis samtalen risikerer at blive ophedet.
- Vær tydelig. Fortæl medarbejderen, at de bliver opsagt og hvorfor, uden for mange ekstra ord eller smalltalk. Gør det klart, at ansættelsesforholdet er afsluttet, forklar de næste skridt og udlever de nødvendige dokumenter.
- Vær fast. Medarbejderen kan blive ked af det eller bede om en ny chance – ingen mener, at de bør opsiges. Lad dig ikke overtale, når beslutningen først er truffet. Gentag beslutningen og tilbyd ekstern støtte (som for eksempel HR), hvis personen har flere spørgsmål.
- Undgå følelsesladede svar. Undgå floskler, klichéer og undskyldninger. Disse ord er ikke særlig trøstende for en person, der lige har mistet sit job.
- Giv eventuel mulighed for at sige farvel. Du kan beslutte, om du vil give den tidligere medarbejder mulighed for at sige farvel til sine kolleger, afhængigt af hvordan opsigelsesmødet gik. Hvis det gik dårligt, kan de se dette som en chance for at tale dårligt om dig til resten af teamet. De kan vælge at tage denne mulighed eller lade være, og begge dele er helt okay.
- Reflekter over opsigelsen. Spørg dig selv, hvorfor medarbejderen ikke passede ind. Er det tid til at genoverveje din rekrutteringsproces? Har du brug for bedre interne politikker eller mere/bedre træning? Husk, at opsigelser er en ubehagelig men forventet del af at være arbejdsgiver.
At opsige en medarbejder er ikke nemt, men det er en realitet ved at drive en virksomhed. At vide, hvordan man opsiger nogen på en ordentlig måde, kan i det mindste hjælpe dig med at håndtere denne ubehagelige opgave på en mere medfølende måde, der gavner både din virksomhed og dit team.
Har du brug for hjælp med HR? Så tag kontakt til TRI9TY og lad os hjælpe dig.
Gå ikke glip af noget
Som abonnent accepterer du vores privatlivspolitik.
Abonnér på seneste nyheder og få automatisk besked om nye tips, tricks og opdateringer.
Hvem er vi?
TRI9TY er en konsulentvirksomhed, der hjælper selskaber med omstilling, vækst eller ved fravær af ledelse. Vi er eksperter i ledelse, salg, strategi, HR, startups, økonomi, markedsføring, coaching, fast ejendom m.m.
Fremtid kommer af sig selv - fremskridt gør ikke...
Bliv kontaktet AF OS
