Forandringsledelse og change management

Best practice til effektiv forandringsledelse
Organisatorisk forandring kræver dedikeret planlægning, ressourcer, opmærksomhed på detaljer og fokus på slutbrugeraktivering for at give dem, der er mest påvirket af forandringen, mulighed for at tilpasse sig og adoptere nye processer, værktøjer og systemer. Baseret på vores erfaring er her 10 vigtige ‘best pratice’ tips til en effektiv overgang og implementering.

1. Etabler veldefinerede forandringsledelsesstrukturer
Dette starter med at skabe en forandringskomité, ofte kaldet et change advisory board (CAB), samarbejde på topniveau, forandringsledere og afdelings-/teamansvarlige. Dette team vil være involveret i at skabe processer til at vurdere og prioritere forandringsprojekter, styringsprocesserne til at føre dem ud i livet og hvilke modeller og rammer, der fungerer bedst i virksomheden. De vil også være ansvarlige for at måle fremskridt, overvåge adoption, facilitere kommunikation og give vejledning til resten af virksomheden ved større forandringsinitiativer.

2. Tal med slutbrugere, der er mest påvirket af forandringen
Transformationsprojekter bør forbedre kerneforretningsprocesser og give forretningsresultater. Mens ledere sagtens kan forstå disse mere omfattende operationelle behov og kan prioritere, hvilke forandringsprojekter der er mest kritiske for forretningssucces, kan man ikke få en komplet forståelse for udfordringen eller behovet uden at tale med dem, der er mest påvirket. En vigtig del af ethvert forandringsprojekt er at tale med de medarbejdere, der vil blive mest påvirket af forandringen. Forstå deres nuværende udfordringer og hvor de har mest brug for støtte. Åbne samtaler med disse medarbejdere vil give dig mulighed for at sikre opbakning fra dem, der skal foretage betydelige ændringer i deres dagligdag. Det giver dig mulighed for at tackle intern modstand, før den tager fart.

3. Vælg en forandringsudrulningsmetode
Hvordan vil du implementere din forandring? Det afhænger af forandringens størrelse, hvor mange mennesker det vil påvirke, risikoen involveret, dine ressourcer m.m. Der er tre væsentlige modeller for at udrulle og skalere dine forandringsprogrammer, hver med sine fordele, begrænsninger og ressourcekrav. Disse inkluderer:

• Lineær udrulningsmetode ruller gradvist og sekventielt ud til brugerne. Dette giver en stabil udrulning af et forandringsprojekt. Supportteams bliver ikke strakt for tyndt og kan overvåge mindre grupper af brugere i starten af en udrulning for at identificere eventuelle udfordringer.
• Geometrisk bølge tilgang giver dig mulighed for at dele implementeringen op i faser. Du frigiver forandringen til udvalgte slutbrugere i specifikke intervaller. Dette giver dine supportteams fleksibiliteten til at være håndterbare, mens de giver støtte til slutbrugere. Dette fremmer også en agil tilgang til forandringsudrulning, da virksomheder kan foretage justeringer for hver fase af forandringerne.
• Big Bang udrulning implementerer en forandring til alle slutbrugere samtidigt. Dette kræver mange supportressourcer i starten af udrulningen, men aftager over tid. Det er den mest risikable af alle udrulninger, da du flytter alle dine slutbrugere til et nyt system, proces eller teknologi på én gang, hvilket betyder, at hvis der er udfordringer, kan det lamme hele din drift.

4. Kommuniker tidligt og gennemsigtigt 
Afsenderen af forandringerne skal være relevant til typen af forandring, du udruller. Større organisatoriske forandringsmeddelelser kræver mere planlægning og en holistisk strategi, mens mindre forandringer bør komme fra lederne i de berørte afdelinger. Hvem end din forandringskommunikator er så sørg for at der bliver kommunikeret til dine medarbejdere (og alle, der er påvirket af forandringsudrulningen) tidligt og ofte. For interne forandringsprojekter bør du have flere kommunikationskanaler til at annoncere forandringen og give løbende opdateringer. Eksempler på kanaler til at kommunikere forandringsrelaterede opdateringer til medarbejdere inkluderer:

• Intranet.
• Pop-ups og in-app meddelelser.
• Email.
• Interne møder.

5. Udnyt dine forandringsinfluencere
Forandring sker ikke med magt – det kræver påvirkning på tværs af din organisation for at evangelisere projektet og drive accept og begejstring. En forandringsleder kan (og bør) spille mange roller, inklusive kommunikere forandringsrelaterede nyheder, fejre de små sejre, diskutere problemer med slutbrugere og mere.

6. Giv medarbejdere vejledning og support
Virksomheder bør træne medarbejdere i, hvordan de bruger nye systemer og processer uden at påvirke medarbejdernes produktivitet og output. Ved at følge 70-20-10 reglen i forhold til læring kan man træne medarbejdere i nye arbejdsgange uden at påvirke daglige gøremål og resultater synderligt. 70-20-10 reglen siger nemlig, at 70% af læring skal komme fra praktisk træning.

7. Overvåg fremskridt og vær agil
Forandringsledere bør planlægge forandringsprojekter og tage ejerskab på udrulningen. De er også ansvarlige for at overvåge fremskridtene i forandringsinitiativer og spore adoption og succesmålinger.

Først bør du binde dine forandringsinitiativer til større forretningsmålinger og resultater. Derefter bør du oprette individuelle målinger for at overvåge fremskridt og succes.

Forandringsledere bør overvåge og spore følgende forandringsrelaterede målinger og fremskridtsindikatorer:

• Forandringsmilepæle, budgetter og tidslinjer.
• Operationelle præstationsmålinger som ventetider.
• Organisatoriske sundhedsmålinger og adfærdsmæssige ændringer som kan spores gennem slutbrugeranalyser, brugerundersøgelser, 1-1 samtaler og teammøder.
• Slutbruger adoption for at sikre, at nye processer ikke kun bruges af medarbejdere (eller kunder), men at de bruges korrekt og effektivt, uden friktion.
• Nøgleforretningsresultater tiltænkt af forandringen, inklusive præstationsforbedringer (tidsforbrug, forbedret omsætning, reduceret risiko) og sikre, at forandringen ikke forårsagede utilsigtede konsekvenser.
• Ny værdi skabt i hele organisationen, såsom at frigøre medarbejdertid for at kunne fokusere på mere kritiske opgaver, skabe bedre kundeoplevelser osv.

Brug disse indsigter for en agil tilgang til dine forandringsinitiativer. Hvis tingene ikke fungerer som tiltænkt, bør du skride ind og foretage ændringer. Forandringsprojekter kan hurtigt komme på afveje, og forandringsledere er der for at komme sikkert i mål og hjælpe med at afhjælpe eventuelle problemer.

8. Beret om tidlige succeser og produktivitetsforbedringer
Når du overvåger forandringsadoption, bør du holde øje med de første brugere der bliver berørt. Spor deres produktivitetsforbedringer og vis, hvordan de opnår mål og får bedre resultater. Dette for at hjælpe med at overvinde intern modstand mod forandring fra andre medarbejdere.

At fremhæve, hvordan forandringen har påvirket kolleger positivt, er en effektiv strategi for at opmuntre medarbejdere, der viser tegn på at være langsomme til at tilpasse sig.

9. Indsaml medarbejderfeedback 
Forandringsfeedback refererer til indsamling og analyse af slutbrugerfeedback relateret til forandringsinitiativer fra dem, der direkte påvirkes af forandringen. Feedback gør det muligt for organisationer at forbedre implementeringsprocesserne.