- 6. september 2024
Den vigtige mødeforberedelse:
Trin for trin
Det er en god idé at sikre, at alle detaljer er på plads når du laver din mødeforberedelse. Så der er størst chance for, at det går som det skal og at du får det udbytte du vil have. Men der er meget mere at gøre end blot at forberede dine slides og talepunkter, når du gør dig klar til mødet. Fra at udarbejde en klar struktur til at få dit team forberedt og klar er der meget at overveje.
Her vil vi guide dig trin-for-trin gennem den mødeforberedelse, som vi bruger hos TRI9TY, og dele noget af den best practice, der har været afgørende for os.
1. Sæt formål og mål
Først skal du definere mødeformålet, eller et ‘Hvorfor’ bag mødet. Hvorfor mødes I? Er det for at brainstorme? Er det for at have en diskussion eller planlægge de næste skridt? Hvis du sætter et klart mål, vil det være meget lettere for dig at udforme en dagsorden for mødet.
For det andet skal du specificere det primære mål, eller ‘Hvad’ mødet handler om. Hvad skal der komme ud af mødet? Hvad er det vigtigste resultat? Sæt et konkret møderesultat og hold dig til det. Hvis det handler om at træffe en beslutning om X, må du ikke forlade mødet uden at have fuldført det.
Disse vil være de vejledende punkter, der hjælper dig med at sætte de rette forventninger og styre mødet i den rigtige retning.
2. Opret og del en dagsorden
Nu hvor du har fastsat dine mødemål og -formål, er det tid til at oprette en skudtæt dagsorden. En mødedagsorden er en oversigt over alle de aktiviteter og diskussionspunkter, der skal afdækkes under mødet for at nå mødemålet/målene. Kort sagt, en struktur, som mødet skal følge.
Selvom der ikke findes en universel skabelon for mødedagsordener, er der flere bedste praksisser, man bør huske på, når man udformer en dagsorden til a) tilbagevendende og b) engangs-/førstegangsmøder.
Tilbagevendende møder
Ved møder, som du afholder regelmæssigt – f.eks. teammøder – kan det være fristende at tænke, at der ikke er behov for en dagsorden. Dine kolleger kender allerede formatet, så hvad er der at udfærdige? Der er dog stadig ting, du skal overveje. Nøgleordet her er enkelhed. En simpel dagsorden kan gøre en stor forskel og vil holde mødet struktureret. Alt hvad du behøver, er en liste over handlingspunkter, der skal gennemgås. Skriv de vigtigste diskussionspunkter ned, som du ønsker at berøre under mødet. Du kan endda tildele ejere, der vil drive diskussionen omkring hvert punkt.
Glem ikke at dele dagsordenen med dine teammedlemmer inden mødet (1-3 dage før) via jeres interne kommunikationskanaler, såsom Microsoft Teams, intranet eller via mail.
Engangsmøder / Førstegangsmøder
Ved nye møder, hvor du ikke allerede har et etableret format, bør du gå mere i dybden. Da dine teammedlemmer ikke kender formatet, er det afgørende at:
- Kommunikere klart omkring formålet, forventningerne og målene for mødet.
- Beskrive struktur og forventet varighed.
- Forklare, hvad der skal forberedes, og hvad hver enkelt deltagers ansvar er.
- Indsamle eventuelle spørgsmål eller diskussionspunkter på forhånd.
Hvis der er flere der skal præsentere under mødet, bør du koordinere med dem inden mødet. Sæt en tidsramme for hver af mødeafsnittene, og vær så specifik som muligt. Meget afhænger også af mødet størrelse. Hvis du forbereder et møde for hele virksomheden, bør der anvendes en helt anden strategi.
3. Send mødeinvitationer
Send mødeinvitationer til alle involverede mindst to uger i forvejen, så dine kolleger har tid nok til at få det ind i deres kalender. Tilføj alle de vigtige detaljer i mødeinvitationens beskrivelse. Del mødemålene og dagsordenen (uanset om du allerede har delt den eller planlægger at dele den senere – gør den tilgængelig i invitationen). Såfremt I mødes online eller i et hybridmøde, skal du også inkludere linket til videokonferenceopkaldet, så ingen går glip af det og nemt kan få adgang til det via deres kalender.
4. Indsaml spørgsmål og idéer fra dit team
At samle input fra teammedlemmer inden mødet fungerer godt med visse mødeformater. Hvis du for eksempel afholder en brainstorming-session eller et planlægningsmøde, kan du starte med at indsamle dine teammedlemmers idéer på forhånd. Vedhæft et link i mødedagsordenen eller i mødeinvitationen, og bed dine kolleger om at notere deres idéer. Dette giver dine kolleger et trygt rum til at indsende deres idéer og skaber lige vilkår – alle kan bidrage lige meget, selv dem, der måske frygter at tale op under mødet. De kan endda gøre det anonymt, hvis de ønsker det. Derudover er det mere effektivt end at brainstorme under selve mødet. Det giver dig mulighed for at gennemgå alle indsendelser inden mødet og derefter bruge mødetiden på at diskutere og prioritere.
Større møder, såsom strategiske teammøder, giver en mulighed for at åbne op for spørgsmål eller bekymringer, som dine medarbejdere måtte have. Giv disse en mulighed for at stille deres spørgsmål allerede inden mødet. Du kan derefter besvare dem under mødet – enten i en dedikeret Q&A-session eller løbende gennem mødet. Vi begynder at indsamle spørgsmål fra vores medarbejdere omkring en uge før hvert stort møde i en virksomhed. På denne måde får ledelsen tid til at forberede deres svar, og vores kolleger får en chance for at gennemgå de indsendte spørgsmål og stemme på dem, de bedst kan identificere sig med. Vi giver også vores kolleger mulighed for at stille spørgsmål anonymt, hvilket betyder, at vores ledelse får mere ærlige spørgsmål.
5. Distribuer materiale
Hvis der er materiale, som du ønsker, at mødedeltagerne skal gennemgå inden mødet, eller hvis der er noget, du ønsker, at dit team skal forberede, skal du kommunikere det i god tid. Du kan for eksempel tilføje det som en vedhæftning til din mødeinvitation eller dele det i din interne kommunikationskanal. Det er godt for at få alle på samme side og bekendte med den forestående diskussion. Det er dog en god praksis at præcisere forventningerne og skelne klart mellem, hvad der er “need to have”, og hvad der er “nice to have”. Måske behøver alle ikke at læse en præsentation på 50 slides igennem. Nogle gange er det nok at få en fornemmelse af, hvad der vil blive diskuteret.
6. Forbered dine slides
At gøre præsentationen klar er sikkert noget, de fleste genkender, men her er nogle få tips, der kan gøre det lidt nemmere:
- Anvend en minimalistisk tilgang. Hold dem enkle – én idé/ét tal/én sætning pr. slide.
- Brug ‘tre-reglen’ – tre punkter, tre kolonner osv.
- Skær ned på antallet af slides.
- Brug visuelle elementer som billeder, grafer, tabeller etc.
- Hvis der er flere oplægsholdere på dit møde, så brug én master-præsentation.
- Når du forbereder slides til dit møde, så overvej eventuelle interaktionspunkter med dine mødedeltagere.
7. Skab muligheder for interaktion
Når du forbereder et møde, bør du skabe flere ‘interaktionspunkter’ på dagsordenen, hvor du bevidst skaber rum for, at dine mødedeltagere aktivt kan bidrage. Dette er vigtigt for at skabe meningsfuld engagement gennem hele mødet. Hvis du lader dine deltagere sidde passivt igennem mødet, vil du før eller senere miste deres opmærksomhed. Undersøgelser viser, at den gennemsnitlige person mister fokus inden for 10 minutter. Hvis du derimod giver dem mulighed for at være aktivt involveret i mødet, vil du engagere dem. Gennemgå din mødedagsorden og overvej, på hvilke tidspunkter det ville give mening at høre fra dine deltagere. For eksempel, efter at I har brainstormet idéer til projekter, kan du spørge dine medarbejdere: “Hvilke af disse projekter mener I, vi skal prioritere i næste kvartal?” Gør det eventuelt til en interaktiv afstemning. Tilføj dine idéer som valgmuligheder i en afstemning med flere valg eller en rangordningsafstemning, og lad dine teammedlemmer stemme.
Det er en måde at gøre dine møder mere demokratiske på – du giver alle en stemme – og mere engagerende – du involverer alle i at medskabe mødet og påvirke dets resultater.
8. Forbered åbningen
Hvordan du starter mødet, kan lægge grundlaget for resten af mødet, så lad ikke noget være tilfældigt og sørg for at forberede din åbning godt.
Byd alle velkommen; hvis dit møde inkluderer onlinedeltagere, så giv dem en særlig hilsen for at få dem til at føle sig inkluderet fra starten. For at løsne stemningen lidt op kan du forberede en lille icebreaker ved at bruge vores udvalg af icebreaker-spørgsmål. Hvis du har brug for en hurtig interaktiv aktivitet, der får folk til at tale, kan du starte med et sjovt afstemningsspørgsmål. For at få en opfattelse af stemningen i rummet kan du spørge dine kolleger, hvordan de har det, ved at bruge en afstemning. Du kan endda lade dem udtrykke deres følelser med emojis. Brug afstemningsresultaterne til at starte en lille snak i begyndelsen – det er godt at starte mødet med lidt socialisering. Sørg for at stille åbne spørgsmål, hvis du vil have folk til virkelig at tale.
Når du starter den officielle del, skal du give en hurtig kontekst for, hvorfor I mødes i dag, og kort gennemgå dagsordenen igen.
9. Opsæt mødet
Til sidst skal du sørge for, at du har styr på møderummet – uanset om I mødes fysisk eller virtuelt.
Møderum: Fysisk møde
- Book et møderum, og tilføj nummer, placering eller lignende i mødeinvitationen, eller skriv det i dit teams interne kommunikationskanal, så alle ved, hvor I skal mødes.
- Overvej antallet af deltagere; sørg for, at alle har en plads at sidde. Arranger nogle ekstra stole, bare for at være sikker – Det er bedre at have for mange end for få.
- Sørg for, at pladserne ikke favoriserer nogen – alle bør føle sig lige og i stand til at bidrage.
- Sørg for, at alle kan høre hinanden godt. Hvis det er et stort møde, bør du sikre dig, at der er en mikrofon til rådighed.
- Arranger forfriskninger; sørg som minimum for vand, så folk ikke behøver at forlade rummet for at få noget at drikke.
Møderum: Hybridmøde
- Book et rum med en stor skærm og en teknisk opsætning, der muliggør et konferenceopkald med god lyd og video.
- God lyd er afgørende. Sørg for, at alle deltagere – både dem der deltager fysisk, men også dem der er med online – kan se og høre hinanden godt. Hvis dine online kolleger ikke kan høre, hvad der sker i rummet, vil de have svært ved at deltage i diskussionen. Sørg for, at alle dine møderum er udstyret med kvalitetshøjtalere.
- Hav mikrofoner tilgængelige i møderummet, så alle online deltagere kan høre deres kolleger tydeligt, hvis de taler. Dette er især vigtigt for møder med et stort antal deltagere.
- Tjek, om folk online kan høre dig godt. Alle skal kunne høre alt – og føle, at de bliver hørt.
Online møde: Rent fjernmøde
- Sørg for, at alle har nem adgang til videokonference-linket, hvor mødet finder sted. Del linket i den interne kommunikationskanal eller i en kalenderinvitation.
- Send en mødepåmindelse via den interne kommunikationskanal omkring 5-10 minutter før mødet.
- Start videokonferencen et par minutter tidligt for at undgå forsinkelser. Test lyden og fejlfinding af eventuelle tekniske problemer.
- Sørg for, at hver deltager kan høre dig godt, når folk begynder at deltage i opkaldet. Du kan lave en lille ‘thumbs up’-tjek – bare bed dine deltagere om at give en thumbs up, hvis de kan høre dig klart og tydeligt.
- Opfordr folk til at tænde deres kameraer, så mødet føles mere personligt.
Klar til dit næste møde?
Kvaliteten af din mødeforberedelse kan være altafgørende for, om mødet bliver en succes eller ej. Du kan aldrig være for godt forberedt. Men hvis du undlader at forberede dig, er det på eget ansvar.
Med de tips, vi har delt ovenfor, vil du være 9 skridt tættere på et gennemført et godt møde. Vi ønsker dig al mulig held og lykke.
Tøv ikke med at tage fat i os hvis du behøver hjælp med salg, ledelse eller med din virksomhed.
Gå ikke glip af noget
Som abonnent accepterer du vores privatlivspolitik.
Abonnér på seneste nyheder og få automatisk besked om nye tips, tricks og opdateringer.
Hvem er vi?
TRI9TY er en konsulentvirksomhed, der hjælper selskaber med omstilling, vækst eller ved fravær af ledelse. Vi er eksperter i ledelse, salg, strategi, HR, startups, økonomi, markedsføring, coaching, fast ejendom m.m.
Fremtid kommer af sig selv - fremskridt gør ikke...
Bliv kontaktet AF OS
