- 2. november 2024
En guide til 1:1 samtaler - tips og fordele
Hvordan regelmæssige 1:1 samtaler hjælper med at skabe stærke leder-medarbejder relationer, og hvordan man får dem til at fungere.
Hvad er en 1:1 samtale?
En 1:1 samtale (udtalt “én-til-én” samtale) er et regelmæssigt check-in mellem to personer i en organisation – typisk en leder og en medarbejder. De bruges til at give feedback, holde hinanden opdaterede, løse problemer og hjælpe deltagerne med at udvikle sig i deres roller.
Den frie form og medarbejderfokuserede natur, som går ud over statusopdateringer, er det, der gør 1:1 samtaler særlige. Det betragtes ofte som det vigtigste møde, du kan have, fordi det danner grundlaget for et tillidsfuldt og produktivt arbejdssamarbejde.
1:1 samtaler kan også afholdes mellem medarbejdere og deres mentorer, deres chefs chef, eller hvor det giver mening. I denne guide fokuserer vi dog primært på det typiske leder-medarbejder check-in, som er en del af en løbende performance management proces.
Fordele for medarbejdere
Som medarbejder hjælper 1:1 samtaler dig med at få den feedback og vejledning, du har brug for, for at lykkes i din rolle og fremme din karriere. Ved at lytte til dig og give rettidig vejledning bliver din leder en partner for din succes. 1:1 samtaler giver dig sikkerheden i altid at vide, hvor du står, baseret på konstant feedback fra din leder. Hvis du skal ændre kurs, vil du vide det og forhåbentlig være i stand til at rette det i tide. 1:1 samtaler skaber også et rum for, at du kan bringe ting op, som kan være svære at tage op i travle arbejdsdage.
Fordele for ledere
Som leder hjælper 1:1 samtaler dig med at vejlede dine teammedlemmers udvikling, løse problemer tidligt og forbedre medarbejderfastholdelse. For at frigøre potentialet hos de mennesker, du leder, skal du engagere dig i og forbinde dig med hver enkelt person. Der er ingen genvej til at opbygge ægte forbindelser. Dedikerede én-til-én samtaler skaber det rum og den tillid, der er nødvendig for at sikre, at du ved, hvad der rører sig hos dine teammedlemmer – og tage handlinger for at holde dem tilfredse og produktive. 1:1 samtaler er også en god måde at få rettidig feedback fra dine medarbejdere, som hjælper dig med at blive en bedre leder. Ved at spørge dine teammedlemmer, hvordan du bedre kan støtte dem, får du nyttige oplysninger om, hvad der forventes af dig som leder, og hvordan du kan forbedre dig i din rolle.
Fordele for virksomheden
Virksomhedens succes afhænger af, hvor meget lederne investerer i at forbinde sig med deres teammedlemmer. En sund 1:1 mødekultur er derfor ikke kun god for individer, men kan også påvirke virksomhedens bundlinje. Udover forbindelsen mellem ledersucces og forretningssucces er regelmæssige 1:1 samtaler et godt værktøj til at øge engagementet. Når hver medarbejder har mulighed for at spørge deres leder om, hvor organisationen er på vej hen, og hvordan deres arbejde passer ind i det større billede, bliver de meget mere engagerede i organisationen. Og engagement er en kendt indikator for fastholdelse og produktivitet.
Tips til 1:1 samtaler for deltagerne
Mange ledere spørger sig selv: Hvor ofte skal jeg holde 1:1 møder med mine medarbejdere? Er en gang om måneden nok, eller skal det være hver uge? Svaret er simpelt. At få en vane med at holde 1:1 møder er det, der virkelig betyder noget. Udover bedste praksis skal du finde en rytme, der fungerer for dig og dine teammedlemmer. Der er dog nogle tommelfingerregler, du kan overveje.
Det optimale interval for 1:1 samtaler er at mødes hver uge eller hver anden uge i 30 til 60 minutter. Mange større virksomheder er fortalere for dette interval.
Ugentlige 1:1 samtaler bør være standarden. Men afhængigt af graden af samarbejde og antallet af medarbejdere kan du reducere frekvensen af disse møder. Hvis du og dine medarbejdere samarbejder tæt og kan tale sammen hele dagen hver dag, kan du overveje at have møder hver anden uge. Har du mere end fem teammedlemmer, er det også fint at mødes hver anden uge. Månedlige 1:1 samtaler bør være undtagelsen, da meget kan ske på en måned, og du risikerer at miste kontakten med dine folk.
Logistik: Hvor og hvordan skal man mødes?
Ansigt-til-ansigt samtaler giver den bedste form for kommunikation. Så mødes personligt, når det er muligt. Hvis det ikke er muligt at mødes fysisk, så aflys ikke mødet, men brug det næstbedste medie: video.
Når I begge er på samme kontor, er et lille mødelokale ofte det mest bekvemme og rolige sted. Når I har en solid 1:1 rutine, kan I overveje at variere det ved at forlade kontoret en gang imellem. Gå udenfor en tur, tag på en café, vær kreativ. Men uanset hvor I mødes, vælg et sted, hvor både du og din medarbejder føler jer trygge ved at tale åbent.
I et fjernarbejdsmiljø bør I forsøge at komme så tæt på en ansigt-til-ansigt samtale som muligt. Nonverbale signaler er afgørende for kommunikationen, så videochat og fysiske møder er bedre end tekst og opkald. En god teknisk opsætning er en forudsætning for effektive fjerne 1:1 møder. Investér i stabilt internet samt høj kvalitet i video og lyd for hver deltager – det betaler sig.
Forberedelse til en 1:1 samtale
Forberedelse til en 1:1 samtale sikrer, at intet vigtigt bliver glemt, og at I begge udnytter tiden bedst muligt. Skynd dig ikke igennem en rigid dagsorden, men skriv nogle punkter ned, som du gerne vil tale om under mødet. At overveje emner på forhånd giver dig også mulighed for at være præcis og konkret under mødet. Det hjælper dig med at fremstå mere selvsikker og fokuseret. Du kan også dele dine punkter, så den anden person kan forberede sig bedre til det kommende møde.
Vil du gøre 1:1 samtaler medarbejderstyrede? At dele dine punkter med lederen inden mødet gør det muligt for medarbejderen at styre samtalen i den retning, de ønsker.
1:1 mødereferater
At lave en opsummering af de vigtigste resultater og dele dem med den anden deltager hjælper med at undgå misforståelser. Det gør det også nemmere at følge op på ting, I har talt om. Derudover kan du tage private noter for at bevare en personlig optegnelse af, hvordan 1:1 samtalen gik, og notere vigtige pointer til fremtidig reference. 1:1 samtaler er værdifulde både med og uden noter, så gør det, der fungerer bedst for dig for at komme ind i vanen med at mødes regelmæssigt. Men anerkend, at et par minutters notatskrivning kan gøre en stor forskel.
Tips til HR om 1:1 samtaler
Få alle med ombord! En succesfuld 1:1 kultur er kun mulig, hvis både ledere og teammedlemmer er engagerede. Folk skal have lyst til at gøre det, fordi de kan se, at det er nyttigt.
At forklare folk, hvad de får ud af det, er normalt ikke nok til at få dem til at danne en vane og investere tid i noget, de ikke har gjort før. De skal opleve fordelene ved regelmæssige 1:1 samtaler på egen hånd. Der skal altså være engagement fra begyndelsen. Her spiller HR og ledelsen en vigtig rolle. At etablere en 1:1 kultur skal være en top-down initiativ ledet af ledelsen. For HR betyder det ofte først at få ledelsens støtte og derefter hjælpe med at kommunikere den nye tilgang til hele organisationen.
De fleste ledere elsker data, så vær klar til at dele resultater fra engagementundersøgelser, exit interviews, 360 graders evalueringer osv. for at underbygge dine anbefalinger. Hvis dataen for eksempel afslører en mangel på tillid mellem ledere og deres medarbejdere, eller at ledere ofte får at vide, at de ikke giver nok vejledning og feedback, vil det styrke dit argument for 1:1 samtaler.
Gå ikke glip af noget
Som abonnent accepterer du vores privatlivspolitik.
Abonnér på seneste nyheder og få automatisk besked om nye tips, tricks og opdateringer.
Hvem er vi?
TRI9TY er en konsulentvirksomhed, der hjælper selskaber med omstilling, vækst eller ved fravær af ledelse. Vi er eksperter i ledelse, salg, strategi, HR, startups, økonomi, markedsføring, coaching, fast ejendom m.m.
Fremtid kommer af sig selv - fremskridt gør ikke...
Bliv kontaktet AF OS
