- 2. september 2024
Vejen til bedre MUS-samtaler i enhver virksomhed
Hvad er en MUS-samtale?
MUS-samtalen, eller medarbejderudviklingssamtalen, (kaldes oftest bare MUS i daglig tale) er er en regelmæssigt planlagt og formel dialog mellem medarbejder og leder. MUS-samtalen evaluerer en medarbejders udvikling, jobtilfredshed og bidrag til virksomheden med det formål at kunne forbedre denne præstation via motivation og personlig udvikling. Det er også en samtale hvor medarbejderen kan komme med feedback til lederen om trivsel og ønsker til fremtidig udvikling og karriere.
Hvad er det ledelsesmæssige formål med MUS-samtaler?
Medarbejderudviklingssamtaler identificerer hvordan medarbejderen kan forbedre sig i sit arbejde. Medarbejdere kan have brug for yderligere- eller forbedrede færdigheder for at præstere bedre, som de kan opnå gennem målrettet træning. En MUS-samtale hjælper med at identificere og dokumentere disse muligheder og bidrage positivt til det større billede. Herunder for at:
- Identificere styrker og forbedringsmuligheder inden for virksomheden. Er der mangler i afdelingerne? Har disse f.eks. brug for ekstra bemanding, udstyr eller et større budget for at kunne præstere optimalt?
- Bestemme hvordan man bedst kan fordele belønninger, forfremmelser og ressourcer. MUS-samtaler hjælper med at finde ud af, hvilke medarbejdere der er mest oplagte til belønninger og forfremmelser. Derudover viser en analyse af samtalerne, hvilke medarbejdere og afdelinger der kan drage fordel af tilgængelige ressourcer.
- Få dokumenteret medarbejderpræstationer. Forfremmelse, disciplinære handlinger og afskedigelsesbeslutninger er aldrig enkelt. Formaliserede MUS-samtaler giver essentiel dokumentation for at kunne træffe forsvarlige og konsekvente beslutninger baseret på forudbestemte kriterier.
- Have værktøjerne til at sætte fremtidige præstationsmål. De mål og benchmarks, som din virksomhed opnår nu, er en god indikator for, hvilke mål der skal sættes i fremtiden, og i hvilket tempo virksomheden kan nå disse.
Der er ingen formkrav til MUS-samtaler som ej heller er lovpligtige. Som medarbejder har man altså ikke krav på en MUS-samtale, men da disse samtaler giver stor værdi for både medarbejdere og ledere vælger de fleste succesfulde virksomheder at afholde samtalerne regelmæssigt.
MUS-samtaler er i øvrigt obligatoriske på alle offentlige arbejdspladser, hvor ledere og medarbejdere skal have en medarbejderudviklingssamtale årligt.
Hvorfor er MUS-samtaler vigtige?
Medarbejderudviklingssamtaler den fornødne infrastruktur for mest mulig vækst. Vigtigheden af MUS-samtaler kan ses i den indvirkning, de har på virksmomheden, hvilket bl.a. inkluderer:
- Fremmelse af medarbejder-vækst og udvikling da samtalerne giver mulighed for at identificere karrieremuligheder inden for virksomheden og vejene til at nå det næste niveau.
- Styrke medarbejderengagement og fastholdelse via konstruktiv feedback da samtalerne synliggør muligheder inden for organisationen og hjælper med at holde medarbejderne engagerede. Det motiverer dem også til at blive længere i virksomheden.
- Booste virksomhedens præstation ved at identificere forbedringsmuligheder, opsætte mål og skabe planer for medarbejderudvikling.
- Forbedre kommunikation via rutinemæssig dialog om præstationer, mål og forventninger, hvilket sikrer, at medarbejdere og ledere er overordnet enige og der arbejdes i overensstemmelse med virksomhedens mål.
- Skabe ansvarlighed via klare forventninger til medarbejdere i en formaliseret ramme. Det skaber villighed og seriøsitet i forhold til at kunne og ville opfylde disse forventninger.
- Fair og transparent beslutningstagning da en velstruktureret MUS-samtale giver en standardiseret og konsekvent tilgang til medarbejderes præstationer.
Metoder og værktøjer til MUS-samtaler
Der er mange værktøjer og metoder, MUS-samtaler kan baseres på. Den, der passer bedst til din virksomhed, afhænger af virksomhedens størrelse, mål og virksomhedskultur. Her er 6 af de mest almindelige præstationsvurderingsmetoder.
Management by Objectives (MBO)
Ledere og medarbejdere arbejder sammen om at etablere mål og delmål. Periodisk diskuteres fremskridt og der identificeres områder, hvor medarbejderen skal forbedre sig.
Fordele: Medarbejderne sætter oftest pris på at være en del af processen, målene er mere realistiske, fordi de fastsættes i et samarbejde mellem ledere og medarbejdere, og det er lettere at måle kvantitative og kvalitative data.
Ulemper: Et stærkt fokus på målene kan resultere i, at andre dele af arbejdet, såsom medarbejderadfærd og organisationskultur, bliver ignoreret. Det er også tidskrævende at implementere og udføre.
360-graders feedback
360-graders feedback indebærer at modtage præstationsvurderinger og feedback fra kolleger, ledere, leverandører og endda kunder. Ledere bruger derefter disse oplysninger til at vurdere medarbejderpræstationer.
Fordele: Hjælper med at forbedre kommunikation og præstation og er et fremragende lederudviklingsværktøj.
Ulemper: Det kan være svært at indhente feedback. Der kan ofte være mangel på opfølgning og uoverensstemmelse med virksomhedens strategi.
Peer review
Peer review-metoden er afhængig af feedback fra kolleger for at måle præstationer. Teammedlemmer, der arbejder tæt sammen med medarbejderen og kender deres styrker og svagheder, giver normalt feedback.
Fordele: Kolleger forstår bedst en medarbejders styrker og svagheder.
Ulemper: Personlige følelser kan interferere med objektiv feedback.
Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS)
Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS)-metoden bruger et foruddefineret sæt præstationsstandarder med specifikke adfærd, der beskriver hvert præstationsniveau. Medarbejderpræstationer vurderes derefter i forhold til standarderne.
Fordele: Klare standarder, konsistent, upartisk og nem at bruge, når den først er implementeret.
Ulemper: Dyr, tidskrævende og kompleks at udvikle og implementere.
Graphic Rating Scale
Graphic Rating Scale-metoden bruger en liste over ønsket adfærd for hver rolle og vurderer medarbejdere på hver egenskab. Eksempler på egenskaber inkluderer teamwork, tidsstyring, ansvarlighed og jobfærdigheder.
Fordele: Nem at bruge, kvantificerbar og omkostningseffektiv.
Ulemper: Subjektiv, vanskelig at vægte hvilke egenskaber der er vigtigere end andre.
Hvor ofte og hvornår bør man have MUS-samtaler?
MUS-samtalen afholdes de fleste steder en gang årligt, men kan med fordel afholdes oftere. En differencering af hyppigheden er også vigtig at overveje da målbare og resultatorienterede medarbejdere som f.eks. Sælgere kan have stor gavn af flere MUS-samtaler end f.eks. administrative medarbejdere. Brugen af personlighedsværktøjer kan også være med til at definere hyppigheden. Om muligt er det kun fordelagtigt, at MUS afholdes i perioder, hvor virksomheden har mest muligt overskud til at afholde disse vigtige samtaler.
5 tips til gode MUS-samtaler
Ingen virksomheder er ens, og MUS-processen vil (og bør) derfor også differentiere sig fra virksomhed til virksomhed for at kunne gennemføre de bedste samtaler. Der er dog en hel del best practice på området. Noget som enhver leder bør følge for at etablere en effektiv MUS-proces.
Nedenfor følger vores vigtigste 5 tips.
1. Skab en klar ramme for MUS-samtalerne
Både ledere og medarbejdere kan let føle sig ubehageligt tilpas under MUS-samtaler, da medarbejderens fremtid kan afhænge af resultatet. Dette ubehag kan lindres ved at udvikle en formular eller ramme til brug under vurderingerne. Dette vil være nyttigt både i forberedelsen og til selve samtalen. Hver type stillingsbetegnelse bør have en specifik formular, skræddersyet til de specifikke opgaver for den pågældende stilling. Det er afgørende at skabe en tydelig og brugervenlig ramme, som lederen følger hver gang. Indkald endvidere til samtalen i god tid og send et MUS-skema til medarbejderen så de ligeledes har tid til at forberede sig.
2. Lyt og involver medarbejderne så meget som muligt
Medarbejdere sætter pris på muligheden for 1:1 taletid og at blive hørt. Design en proces, der maksimerer medarbejderinvolvering ved at give mulighed for at besvare spørgsmål, forklare handlinger og derved give indsigt i, hvordan de kan udføre deres arbejde endnu bedre. Medarbejderen bør have størstedelen af taletiden. Forskning viser, at der er en stærk sammenhæng mellem medarbejderdeltagelse og en positiv reaktion på vurderingsprocessen. Medarbejdere, der deltog i undersøgelsen, var meget mere tilbøjelige til at vurdere sessionen som retfærdig og nyttig og var også mere motiverede til at forbedre deres præstationer.
3. Tilpas din kommunikationsstil
Det er afgørende, at ledere tilpasser deres kommunikationsstil for at sikre, at medarbejderne modtager feedback uden at det påvirker deres motivation negativt. Alle har forskellige præferencer i forhold til, hvordan de især ønsker at modtage negativ feedback. Nogle foretrækker en direkte tilgang, mens andre foretrækker en mere subtil tilgang. Ledere bør benytte personlighedstypologi værktøjer som f.eks. DISC, Enneagrammet eller MBTI for at kunne levere negativ feedback på individuelle og tilpassede måder til deres medarbejdere.
4. Hyppigere feedback
De fleste medarbejdere ønsker oftere feedback på deres arbejde. De vil vide, hvad de gør rigtigt, og hvordan de kan forbedre sig. Udover at øge hyppigheden af medarbejdervurderinger fra en gang om året til to gange om året, kvartalsvis eller sågar månedsvis, kan virksomheder med stor fordel holde endnu tættere kontakt med medarbejderne i dagligdagen. Feedback kan nemt gives løbende via korte en-til-en-samtaler, afdelingsmøder eller e-mails.
5. Dokumenter dine MUS-samtaler
Formålet med medarbejdervurderinger er at indsamle information, der senere vil blive brugt til at træffe beslutninger. Disse beslutninger kan træffes uger eller måneder senere, og det vil være svært at huske alle detaljer fra vurderingssessionerne. Sørg for at implementere en proces, der kræver omhyggelig dokumentation på en standardiseret måde, så informationen let kan tilgås, når det er nødvendigt. Udarbejd et referat efter hver MUS-samtale og lad medarbejderen få en kopi.
Opsummering
MUS-samtaler er meget mere end blot en formalitet. De giver værdifuld information om medarbejdernes præstationer, udfordringer, ønsker og trivsel. Det gør det muligt at identificere, hvordan ressourcer bør fordeles og giver større indsigt i potentiel udvikling og afvikling. De er også afgørende for at kunne forstå, hvilke individuelle områder der fungerer godt, og hvilke der har brug for forbedring. Virksomheder bør have MUS-processer, der gør det muligt at udnytte den information man får optimalt. På denne måde hjælper man med at fremme medarbejderudvikling, fastholde medarbejdere og træffe bedre beslutninger som i sidste ende bidrager til mere vækst i virksomheden.
Behøver din virksomhed hjælp til implementering- eller forbedring af MUS-processer så tag endelig fat i TRI9TY. Vi er her for det samme.
Gå ikke glip af noget
Som abonnent accepterer du vores privatlivspolitik.
Abonnér på seneste nyheder og få automatisk besked om nye tips, tricks og opdateringer.
Hvem er vi?
TRI9TY er en konsulentvirksomhed, der hjælper selskaber med omstilling, vækst eller ved fravær af ledelse. Vi er eksperter i ledelse, salg, strategi, HR, startups, økonomi, markedsføring, coaching, fast ejendom m.m.
Fremtid kommer af sig selv - fremskridt gør ikke...
Bliv kontaktet AF OS
